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【院长专栏】构建医院信息化建设档案管理三层设计、五段控制
  • 2017-01-06 11:50
  • 作者:尚玉明 巫华庚 陈芬
  • 来源:中国数字医疗网

医院信息化建设过程中的档案管理一般在验收时由甲方提出,按照国家档案管理标准、工信厅等部门验收要求,做档案验收及交接工作,但是经常会出现档案收集不齐、不全或档案管理混乱等现象,医院信息主管部门无法在新晋员工培训,日常运维管理,后续改扩建等方面实现对已建方案进行全过程追溯,亦无法为医院运营提供高质量的支撑。

医院信息化建设档案管理仅为工程档案管理分支之一,档案管理又根据行业不同、项目不同等会有不同的要求,档案管理工作需要考虑所涉及项目全生命周期文件资料以及一体化管理方式,做好前置档案管理规划、过程中的管理控制以及后置归档、查阅、利用等工作。

为了做好医院信息化建设档案管理工作,结合海南省肿瘤医院信息化建设施工实践,特提出了“构建医院信息化建设档案管理三层设计、五段控制”的管理模式。

一、医院信息化建设档案管理存在的问题

(一)缺乏前置规划导致文档管理无序

医院信息化建设仅为医院建设过程中极小的一部分,普遍存在对医院信息化建设档案管理不重视的问题上,在建设初期缺乏医院信息化方案的设计、优化、施工、交验以及后期运维等方面的档案管理前置规划,导致整体项目进展过程中档案收集、归档及利用无序,对后续系统运营埋下隐患。

(二)缺乏医院信息化建设档案管理细则导致资料统筹不全

医院信息化建设过程中,产生的文档数量多、种类多、流转节点多,没有完善的档案管理细则,对项目实施各阶段应收集、归档的文件材料不清楚,导致文档资料统筹不齐全,项目存在问题时无法追溯历史相关实施文件,文档不能得到有效的控制、及时的保存、有效的利用。

(三)文档管理与项目过程脱节

档案资料收集管理往往没有与项目实施进度同步进行,医院信息化建设实施过程中文档资料不及时准确收集、整理、分析,导致文档管理与项目过程脱节,使负责人无法全面了解工程实际情况,难以判定目标是否偏离,不能及时采取调整措施,对项目管理缺乏全面性和预见性,造成实施过程混乱,项目成本增加。

(四)不重视过程文件管理,文档利用效率低下

过程文件主要记录工程项目的进展等各方面的情况,通过各种过程文件不断的推动并控制项目的进展,在过程中,档案人员参与医院信息化项目建设的活动面非常窄,只能作为相关文件材料的保管者而已,对医院信息化项目建设规程中的相关问题不清楚,监理对项目档案审查不严,最终因缺乏过程文件的监管而导致文档利用效率低下,影响项目的进展以及质量。

(五)成果性文档的检查确认落实不到位,返工整改频繁

医院的信息化建设,涉及到临床、医技、行政等各个职能部门,从需求调研到方案落实,开工实施到验收的各个阶段,均需落实各个职能部门的信息化需求,并根据落实过程中的记录、数字、文件等基础资料进行整理分析,形成成果性文档后做备案管理。如果对相关成果性文档确认不到位,导致最终项目成果与需求不一致,存在频繁返工或项目扯皮的情况。

二、医院信息化建设档案管理三层设计、五段控制

档案管理模型以项目全生命周期考量,分为基础层、过程文档层、成果文档层等三个层次,并在项目需求分析阶段、方案设计与优化阶段、施工阶段、验收与交付阶段、管理与运维阶段等五个阶段进行分析与质控,对每个阶段所涉及的过程性文件与成果性文件进行前置准备,以更好地在每个工作阶段完成具体工作内容,以实现项目施工具体交付成果与初期需求设定相匹配的目标。

为了对文档更方便的归档、检索、分析及利用,可以参考国家标准及各单位具体需要,可以对文档分为技术类、管理类,以及更细致的分类,我院对过程性文件以及成果性文件简单分为技术类文档及管理类文档进行统筹管理。

(一)档案管理三层设计

规划好档案管理基层阶段,是做好信息化建设档案管理的基础,其他两个层次所涉及文件内容均由执行该项目每个阶段计划中产生,因此,在档案基层规划阶段,需对项目计划、形象节点控制、造价标准、质量要求、运维管理等全过程进行前置规划和分析。

1、档案管理基础层

档案管理基础层即为信息化建设项目方案全生命周期阶段,明确为需求分析阶段、方案设计与优化阶段、施工阶段、验收与交付阶段、管理与运维阶段,以此为基础的统筹该项目建设过程中所涉及的过程性文件以及成果性文件。

2、过程性文件层

过程性文件层即为项目运行中过程技术、管理主题的记录,过程文档管理对于医院信息化建设保障有序、高效、质量运行。过程性文档有很多涉及技术、管理信息,其科学的管理有利于项目的管控、项目交付物的质量提升更是为后期运维管理提供相应的技术和依据。

3、成果性文件层

成果性文件则为信息化建设项目中全周期的项目各节点进行总结性输出以及下一阶段的开始文件,更直观的反应项目运行过程,可以支撑医院信息部工作人员更方便、快捷获取医院信息化现状以及运行关键节点信息,做好对医院临床业务发展以及提升医院运行效率基础工作。

(二)档案管理五段控制

1、项目需求分析阶段

医院信息化建设前期,需要解决的是如何更好摸清医院各职能科室、临床诊断业务科室以及其他部门的信息化需求,由于工作内容及业务流程迥异,导致需求差异极大,因此需建立需求调研清单,并根据《信息化建设需求分析三点五步法》,分阶段完成需求清单的初步制定、补充、完善以及专家论证修改再到需求的技术转化等工作,在这一过程中,产生大量会议纪要、初步需求清单、补充完毕的需求清单等过程性文件,过程性文件既包括各类子系统的需求描述等管理类文档,也包括医院弱电工程的各子系统图纸类技术文档,最终形成《医院信息化需求分析报告》这样的成果行文件,指导医院信息化建设一体化解决方案的技术规划、产品选型、功能目标等具体内容设定。

2、方案设计及优化阶段

该阶段工作分为两步完成,其一,需要根据医院信息化需求报告初步制定医院信息化建设解决方案,在制定解决方案时可以按照“先技术再成本”的方式开展解决方案组织工作,即优先从技术角度,参考各类所采用技术成熟度以及发展趋势,制定解决方案;其二,在解决方案优化阶段,根据医院资源整合能力进行优化,也就是估算医院自有资金以及能够调用的各类资源能力,在保证技术目标前提下,对初步解决方案在品牌选择、布点数量、工艺选择、材料选择等方面进行优化,这样才能保证方案在技术上“适度领先”,在成本上“可承受”。

在这一阶段就可以形成解决方案初稿、各类会议纪要、各类产品选择型资料、各子系统图纸修改不同版本等系列过程性文件;也根据医院信息化建设方案终稿以及招标管理相关规定起草、定稿招标文件等成果性文件,并在招标文件中明确品牌推荐表、参与建设单位资质要求、技术方案、评标方式等要求。

根据该阶段文档管理要求,来完善、指导方案建设及优化的具体工作内容,以保证整体信息化建设工程质量;同时在该阶段所做决策会影响项目整体投资额的80%,因此更需要审慎。

3、施工阶段

项目施工阶段,所涉及的是施工图纸深化、项目组织管理、物资物料供应等能力,在这一阶段,所产生的过程性文档包括各类子系统图纸修改版本更新管理、工程协调会议纪要、设备设施调试记录等资料。

成果文件则包括由设计院汇总确认的最终版图纸、产品进场确认相关文件以及通过规范程序做的变更文档、监理管控文档等文件。

通过对过程性文件、成果性文件进行细致收集,就可以实现在该阶段每个工作环节的质量控制,以及提供物料进场、工艺选择、设备设施调试等质量保障。

4、验收与移交阶段

项目进入收尾阶段后,涉及项目验收和向甲方移交过程,该阶段需要完成系统配置文档、故障分析报告、培训记录、应急处理方案等过程性文件以及各子系统功能说明书、运维操作规范、运维管理制度、竣工图纸等成果性文件。

为了保障在移交与验收过程中收集齐全各类文档,应首先根据国家验收标准和程序,成立由专家参与的验收小组,确定验收标准和依据,其中主要复核项目各子系统建设目标、设备设施品牌选择、项目时间及质量质控、功能实现等方面是否与主体合同描述及要求一致,同时在数量验收、功能验收以及质量验收严格锁定标准,在质量批记录、分步分项记录、测试记录等方面严格把关,完成初验后,建立问题整改清单,并跟踪实现最终合格交付,而实现归档收编。

5、运维管理阶段

运维管理具有持续及长期性,涉及全院信息系统的维护支持管理,须根据医院自身特点及运营状态对临床业务发展、医院经营决策进行支撑和保障。

这时医院信息化跟多建立在系统运行的稳定性、故障响应以及处理及时性等各方面,并随着医院业务发展,在业务流程、运营效率等方面持续优化和完善,同时实现过程性文档的收集与成果性文件的保存和利用。

在这一阶段过程性文档更多的在日常维护记录、故障处理记录、各类系统运维评价、各类技术培训与交流纪要等文件;成果性文件更多表现在需要建立系统使用程序、制度以及信息部门的管理体系性文件。

通过对以上制度、程序的执行,来保障在运维管理过程中,系统的稳定性和服务的及时性,以数据为基础不断优化服务能力,为医院运营发展提供持续信息化保障。

总之,信息化档案管理三层设计、五段控制这一工具,指引和规范了信息化建设过程中的每一关键步骤,通过对所涉及的具体档案提出要求,从而实现对项目目标、质量管理、时间节点控制、投资造价等方面进行控制;再者,在医院信息化建设的具体实践中,项目档案反映了整体项目的真实面貌,从项目开始立项,就把档案管理工作列入实施计划中,与项目全周期进行实时的归档、控制、管理,确保档案资料准确性和完整性,使其在项目实施时起控制作用,项目决算时发挥凭证作用,项目完工后发挥运维作用,项目扩建时发挥追溯作用。


【专栏作家简介】尚玉明,海南省肿瘤医院副院长,海南省肿瘤防治中心常务副主任,研究员,管理学硕士学历。历任《中国医疗前沿》杂志社医院管理主编、深圳龙珠医院(大连实德集团)执行董事、深圳光华投资管理有限公司(重庆市公安医院)总裁,中国数字医疗网特约栏目作者,筑医台高级专家。

擅长医院弱电工程、信息化建设和管理组建。管理组建,即按照现代法人治理构建医院管理系统,建立高效低耗制度安排,逐渐形成有激励、有约束的管理体制和机制,提高整体医院运行效率。尚院长凭借十几年的医院管理、建设等方面的经验,先后主持、参与四项医院建设项目,拥有丰富医院建设项目策划、设计、咨询工作的理论及实践经验。

陈芬,海南大学,网络工程专业,曾参与海南省图书馆网络及机房运维管理项目,制定新康监狱、海口监狱弱电工程方案设计及优化;现就职于海南省肿瘤医院,目前主要负责信息系统报障管理、部门档案管理、固定资产耗材管理、弱电系统运维管理等工作。

巫华庚,湖北工业大学,通信工程专业  先后参与运营商建设公共网络Wifi、海口监狱、新康监狱等大型弱电项目,以及担任屯昌县公安局平安城市一期建设任务、全省IMS语音项目两个项目的项目经理;现就职于海南省肿瘤医院,负责医信息化系统基础IT架构建设管理工作。

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【责任编辑:孙杨 TEL:(010)68476606】

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